Welke documenten moet je bewaren bij je huis?

Eigendom en woning

Dit zijn de documenten die zeggen wat je woning is en dat hij van jou is. Ze zijn vaak opnieuw op te vragen, maar dat kost tijd en soms geld. Bewaar ze zolang je de woning hebt, en houd ze daarna nog een tijd beschikbaar voor eventuele vragen na de overdracht.

• Leveringsakte en hypotheekakte van de notaris
• Koopovereenkomst en de bijbehorende lijst van zaken
• Bouwtekeningen, plattegronden en constructiegegevens
• Vergunningen en meldingen (bijvoorbeeld voor een aanbouw of dakkapel)
• Energielabel en, bij nieuwbouw, opleverdocumenten
• Bij een appartement: splitsingsakte, VvE-reglement, notulen en meerjarenonderhoudsplan

Verzekering en financieel

Bij schade wil je twee dingen kunnen laten zien: dat je verzekerd was op dat moment, en wat je bezat. Bewaar polisbladen dus per jaar en niet alleen de laatste versie, en houd een actueel overzicht van je inboedel bij.

• Polisblad en voorwaarden van de opstal- en inboedelverzekering, per jaar
• Hypotheekoverzichten en jaaropgaven
• WOZ-beschikkingen en aanslagen van gemeente en waterschap
• Schademeldingen, correspondentie en uitkeringen
• Een overzicht van je inboedel, aangevuld met foto's van waardevolle zaken

Energie en contracten

Contracten rondom een huis lopen door tot je ze opzegt. Het bewaren van het contract zelf is de helft; de andere helft is weten wanneer het afloopt en wat de opzegtermijn is.

• Energiecontract met begin- en einddatum en tariefafspraken
• Jaarafrekeningen en meterstanden bij verhuizing of contractwissel
• Water, internet, telefonie en eventueel stadsverwarming
• Abonnementen op onderhoud, bijvoorbeeld voor de cv-installatie

Onderhoud en verbouwing

Dit is het deel dat mensen het vaakst kwijtraken en bij verkoop het hardst missen. Een koper die kan zien dat het dak in 2021 is vervangen en de cv jaarlijks is nagelopen, stelt minder vragen.

• Offertes, opdrachtbevestigingen en facturen van aannemers en installateurs
• Onderhoudsrapporten en keuringsverslagen
• Garantie- en waarborgcertificaten van uitgevoerd werk
• Kleur- en materiaalgegevens: verfcodes, tegeltypen, vloer- en dakmaterialen
• Foto's van leidingen en bedrading vóórdat wanden of vloeren dichtgingen

Aankopen en garanties

Van apparaten en installaties bewaar je het aankoopbewijs, niet alleen het garantiebewijs. Het aankoopbewijs is bijna altijd het document dat een verkoper of fabrikant als eerste vraagt.

• Aankoopbon of factuur met datum, bedrag en verkoper
• Merk, model en serienummer, plus een foto van het typeplaatje
• Garantievoorwaarden en de einddatum van de garantie
• Handleidingen, bij voorkeur digitaal

Hoe lang bewaar je wat?

Er bestaat geen enkele bewaartermijn die voor alles klopt. Een praktische vuistregel voor particulieren: documenten over de woning zelf bewaar je zolang je er woont, plus een aantal jaren daarna; documenten over een aankoop bewaar je zolang je het product hebt; jaarlijkse afrekeningen en polisbladen houd je enkele jaren.

Voor belastinggerelateerde stukken, zoals de hypotheekrenteaftrek of een eigenwoningreserve, gelden eigen termijnen die per situatie verschillen. Wil je daar zekerheid over, kijk dan op de website van de Belastingdienst of vraag het je adviseur.

Praktisch: hoe richt je het in?

Ordenen op documenttype werkt slecht, omdat je zelden zoekt op 'factuur'. Je zoekt op het ding: de wasmachine, het dak, de verzekering. Koppel documenten daarom aan het onderdeel van je huis waar ze bij horen. Dan is de bon van de vaatwasser niet een los bestand, maar onderdeel van de vaatwasser — inclusief garantietermijn en installateur.

• Scan of fotografeer papieren stukken zodra ze binnenkomen
• Geef bestanden een herkenbare naam met datum en onderwerp
• Koppel elk document aan een ruimte, apparaat of installatie
• Noteer bij contracten de einddatum en opzegtermijn
• Bewaar één kopie buiten huis of in de cloud, voor het geval van brand of waterschade
• Loop de administratie één keer per jaar door en gooi weg wat echt verlopen is